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熱點新知搶先報
內容簡介
用蠻力不如使巧勁！
模式化工作術
不僅可以幫你快速完成繁瑣的例行事務，
還能為向來勞心費力的商談交涉、行銷約訪，
建立出一勞永逸、事半功倍的萬用招數。
提早下班的高效率生活絕對不是夢想，
從今天起，你可以更愉快地擁抱工作。
堆積如山的例行事務，是否讓你疲於奔命？
工作不是意志力大考驗，其實你可以做得更輕鬆。
透過模式化工作術，你的工作效率將發生革命性的轉變。
所謂「模式化工作術」，就是將工作的步驟加以分析、整理，製作成任何人都可以隨時用高效率完成工作的步驟說明、檢查表或是工作指南，藉此整體的工作成果。
模式化工作術將可以為你的工作帶來……
1 效率性
只要有範本可循，就不必每次都從零開始，也無須一再地重新回想，工作效率自然可以提高。
2 生產力
只需花費25％的時間就可以解決75％的例行公事，而剩餘的75％的時間則可投注在25％的高附加價值業務。
3 正確性
一旦模式化，即使忘記也沒有關係，因為記憶已經以模式的方式保存下來，隨時可以再度使用。
4非屬人性
只要為工作訂下一定的作業模式和標準，就可以放心的把工作交給別人，不管由誰來執行，都可以達到一樣的成果。
模式化工作術不僅可以增加效率、提高產能，還可以提升員工素質，堪稱是新時代的完美工作術。
「我忙得沒有時間……」這句話幾乎是每個現代上班族的口頭禪，然而，仔細分析之下，很容易就會發現，其實很多人都將大把的時間花在一些重覆或類似的工作上，導致真正需要花時間思考的問題，只能草率處理。如果可以為這些重覆的工作找到一個固定的模式，只要遇到相同的情境，就加以套用，勢必可以大幅提高工作效率，進而，就可以將省下的時間拿來處理更棘手的問題。
在本書中，作者除了針對「模式工作化」的方法做了詳細的說明，同時，也針對許多職場經常遇到的問題提供模式化的範例。
作者簡介
信太 明（Shida Akira）
AUN顧問株式會社 董事長
一九六八年出生於福島縣。在早稻田大學政治經濟學院求學期間，就開始參與Recruit教育資訊雜誌的企畫業務工作。一九九二年大學畢業後，進入Recruit公司。後來，曾先後任職於日本網路研究所及ABC MART，於一九九八年成立AUN顧問公司。二○○五年十一月，公司股票在東京證券交易所高增長新興股票市場（MOTHERS）上市。成為搜尋引擎行銷（SEM）的先驅者，致力於推廣搜尋引擎最佳化（SEO）和搜尋連動型廣告（P4P）的有效性。AUN顧問公司更從二○○八年開始正式展開「全球行銷（Global marketing）」事業，提供以英語、中文為中心，支援多國語言，涵蓋創意、翻譯、行銷、媒體等業務的綜合服務。
AUN顧問公司網站 www.auncon.co.jp/
信太明部落格「Global Thinking」www.auncon.co.jp/shida/
信太明推特 twitter.com/akirashida
譯者簡介
王蘊潔
樂在翻譯的世界，打滾十餘年仍然欲罷不能的專職譯者，曾詮釋《博士熱愛的算式》、《不毛地帶》、《洗錢》等日本重量級作家的作品。
目錄
前言
PART 1 模式化工作術的優點
CHAPTER 1 為什麼要將工作模式化？
何謂模式？何謂模式化工作術？
模式化的益處 1「效率性」——七五％的工作都可以定型化
模式化的益處 2 「生產力」——可以專注於二五%的具附加價值工作
模式化的益處 3 「正確性」——毫無遺漏地確實完成工作
模式化的益處 4 「非屬人化」——可以把工作交給別人處理
哪些工作應該模式化？
模式會逐漸進化
Chapter 2 工作模式化的方法
讓模式化工作術持續的祕訣
模式化在時間上具備極高的成本效益
缺乏目的的模式化將無法持續
記錄是模式化的第一步
將工作模式化的三個模式
保存模式
持續貫徹模式化工作術的方法
支援模式化工作術的 IT環境
PART 2模式化活用範例
Chapter 3 電子郵件、聯絡、傳達時的範本
使用定型書函範例，減少文書製作時間
模式化可以讓活動的事前準備與資訊共享萬無一失
電子郵件的使用方法將大幅改變上班族可運用的時間
運用信件的自動行銷術
Chapter 4 推展業務、商談時的模式
提升電話預約成功率的範本
不依賴即興回答和經驗的電話應對劇本
初次拜訪前的檢查表
一眼識破危險公司的範本
初次見面也能與對方親切交談的範本
菜鳥也可以在三個月內拿到訂單的意向調查表
說服、交涉的模式
製作「我的米其林」，選擇招待客戶的店家就萬無一失
出差時絕不失誤的範本
可以充分利用零星時間的「待辦事項清單」
Chapter 5 提升商務基礎技術的範本
用「Outlook行事曆」統一管理行程
重要的報章雜誌內容要當日建檔
用 iPhone的備忘錄功能累積創意點子
振奮低落心情的模式
身體狀況也可以模式化管理
提升學習效率的模式
可幫你做出決策的模式
加班增加時的檢討模式
Chapter 6 管理的模式
活化公司內部溝通的模式
提升員工幹勁的激勵模式
可以消滅集體加班的模式
會議不得多於六人，團隊也要以六人為單位
解決上司特有煩惱的模式
後記
序
前言
「模式化」將全面提升你的工作成果
廣辭苑第六版對「template」（日文□□□□□□）的定義有「樣板、型板」等五種意思。本書中所介紹的含義，應該最接近最後一項解釋「用電腦軟體設定完畢、可以立刻套用的範本」。姑且忽略前半部分，後半部分「設定完畢、可以立刻套用的範本」，正是本書所討論的模式。
只要模式化，就可以在短時間內準確無誤地完成任何工作。
模式化工作術不僅可以讓工作順利，也能讓生活更充實。
甚至讓你邁向理想的人生。
聽到我這麼說，各位讀者會相信嗎？
「我要在三十歲之前創業！」
我因為嚮往經營木材行的父親白手起家、開創自己人生的身影，而決定有朝一日也要自己創業時，還是一個高中生。後來雖然幾經波折，但就在即將年滿三十歲之際，我終於如願自立門戶。 AUN顧問公司從不到兩坪半的房間和一台電腦開始起步，終於在二○○五年發行股票，在東京證交所高增長新興股票市場（MOTHERS）上市。
當然，無論對公司或是經營者來說，股票上市都不是終點。現在，我們公司在推展核心事業搜尋引擎行銷（SEM）的同時，還投入英語和中文行銷業務的市場，每天都在面對新的挑戰。
無論是我，還是我的公司，能有今天的成績，除了幸運，更拜各界支持所賜。不過，自從開始接受商業雜誌等媒體的採訪後，我經常在思考一個問題，那就是「我是否有什麼獨特的方法可供其他上班族參考？」
為什麼我在學生時代明明討厭讀書，卻可以在一年之內，讓偏差值提高二十個單位？
當年在ABC MART工作時，為什麼可以創下一天賣出兩百雙鞋的新紀錄？
為什麼我既沒有錢，也缺乏 IT相關知識，卻可以使SEO（搜尋引擎最佳化）企業迅速成長？
而且——
為什麼我每天都工作愉快，生活也很充實？
我的回答是——
因為每一件事我都透過模式化，追求更高的效率。
我的頭腦絕對沒有比別人聰明，大學聯考時，還曾經名落孫山。而且，我也不是那種二十四小時賣命工作的上班族。基本上，我喜歡工作，工作對我來說並不是一件苦差事，但我也重視生活。我喜歡地理、地形和地圖，也會花時間蒐集文獻資料或上網查閱相關資料，因為這是我的興趣。除此以外，我還主辦名為「CEO咖啡」的研究會，和各行各業的經營者進行交流。雖然這些都和我的工作沒有直接關係，但我一直很勇於挑戰自己感興趣的事。
就與生俱來的能力和能夠運用的時間來說，我跟各位讀者並沒有什麼差異。但是，我們之間有一個很大的不同，那就是對「效率化」的執著。
當然，沒有人會說「我不希望工作有效率」。然而，大部分人雖然希望達到效率化，但能夠實際深入追究效率化的方法並付諸行動的人， 卻少之又少。
光靠精神論並無法達到效率化，因為效率化必須憑藉科學的方法。
工作模式化就是我為了追求效率所實踐的方法。
如果要用一句話來定義工作模式化，那就是針對日常的所有業務製作範本，並加以靈活運用，以提升工作準確度和速度的方法。
我從學生時代，就開始思考學習方法的模式化，比起學習本身，我對思考提升學習效率的方法更加執著。如今成為經營者，這種態度仍然沒有改變，或者我應該說，和員工分享範本，看到他們業績提升，能力也獲得成長，更讓我熱衷於推動模式化。
本書將向各位讀者介紹模式化的相關方法。對我而言，這些方法都是我人生中不可或缺的重要資產。相信各位讀者在看完本書後，人生也一定會發生巨大的變化。
詳細資料
- ISBN：9789862166895
- 規格：平裝 / 222頁 / 16k菊 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
- 出版地：台灣
- 本書分類：> >
內容連載
「反覆」作業意外地多
大部分工作都可以藉由模式化提升效率，在一天之內完成原本需要花費兩天時間的工作，也絕非遙不可及的夢想。
「七五％的工作都可以模式化。」
聽到我這麼說，各位是否會感到驚訝？
或許各位會說：「我做的工作才沒有這麼簡單。」
「能夠用範本完成的工作，成果一定不理想。」
果真如此嗎？
各位不妨回顧一下每天的工作。
據我的觀察，煩擾各位的工作中，有七五％都是以前曾經做過的工作。
比方說，電子郵件。現在，早已邁入資訊化社會，撰寫大量的電子郵件，應該也成為各位工作中的一環。當然，也有人認為電子郵件的往來根本不算是工作，我也很想大力贊同這種意見，但實際上，上班族每天就是必須花時間處理無數的電子郵件。
撰寫電子郵件正是﹁以前曾經做過的工作﹂最典型的代表。當然，電子郵件的傳送對象各不相同，內容也不可能一模一樣。即使如此，在撰寫時也不需要從零開始。假設回電子郵件總共花了五分鐘，會不會其中有三分鐘都花在﹁重新輸入以前曾經寫過的內容﹂這種單純的作業上呢？
比方說，寄給客戶的電子郵件也有各種不同的性質，像是「初次拜訪後的致意」、「寄送資料用的郵件」、「價格交涉郵件」、「季節問候郵件」等等。即使客戶不同，即使內容細節稍有差異，但結構上其實大同小異。所以，只要事先準備幾種範本，就足以重複利用。
在拜訪客戶、聽取意見時也一樣。即使拜訪的客戶不同，第一次拜訪時應該詢問的問題幾乎都是固定的，就算是諮詢工作也不例外。
我所經營的 AUN顧問公司，主要業務是搜尋引擎行銷，也就是設法讓客戶的網站在搜尋結果中名列前茅。我們的任務是針對客戶在SEO等行銷方面的需求，提供量身訂作的服務。然而，只要把焦點放在工作的進展上，任何案子都一定存在著共同點。
因此，不妨把要向客戶發問的項目歸納為「問題清單」，發給所有業務員。如此一來，每次拜訪客戶時，就可以避免浪費時間，也無需擔心有任何遺漏。而且，即使是經驗不足的新手，在詢問客戶意見時，也可以達到和資深員工相同的水準。
將工作模式化，感覺時間變多了
英國歷史、政治學家帕金森針對官僚體制進行了研究，在他提倡的「帕金森法則」第一條中，提出了以下的論點。
「工作量會膨脹到把這項工作被賦予的時間全部用完為止。」
這句話的意思是，原本可以在短時間內或是用較少預算完成的工作，如果不積極處理，就會把所有時間和預算消耗殆盡。這是對公務員和組織的諷刺，但也帶給我們很大的啟示。也就是說，那些口口聲聲說「有太多事要做，所以沒有時間」的人，永遠不會有時間。然而，如果積極思考如何才能在短時間內把事情做完，並發揮巧思，就可以在短時間內完成工作。所以，關鍵全在於心態。
本書所介紹的「模式化」就是發揮這種巧思的手段之一。
後面也將提到，有些工作就是無法模式化、不可以模式化。但是，煩惱「忙得沒有時間」、「被工作追著跑」的上班族中，多數人的工作都仍有大量的模式化空間。他們之所以整天忙碌不已，就是被這些重複進行的工作困住了。
每天都得處理許多例行業務和瑣事，是上班族必須面對的宿命。不過，在處理這些工作時，每次都從零開始，花費大量時間在回想、思考和調查的人，和藉由模式化縮短時間的人，在工作效率方面會產生極大的差異。
工作速度一旦加快，就可以減少時間的浪費，就會感覺時間變多了。
當然，和沒有製作模式的人相比，想將工作模式化的人必須花費時間在製作模式這項新的作業上，但這是一種先行投資，而且是絕不虧損的投資。只要能夠稍微體會其中的益處，本書的目的可說就已經達成了一半。
在一般人的印象中，宦官不過是宮中的卑微賤役，能夠獲得皇帝寵信，並且最後獨攬大權。他們巧舌如簧，指鹿為馬，加上皇帝昏庸無道，助長其囂張氣焰，最終把江山禍害了。 當然普通低級宦官出身貧寒，因家裡供養不起，迫不得已被早早送進皇宮當太監，這樣的情況當然有，但如果把皇宮裡的所有太監都當作目不識丁，只是為了討口飯吃，不至於餓死而出賣身體的庸庸之輩，那就大錯特錯了。 實際上他們有可能不僅不是大字不識的文盲，而且極有可能是飽讀詩書，受過最優質教育的人，其學識、才華、頭腦隨隨便便拿出來一個都足以吊打我們這些普通人。今天我們就來聊聊這些宦官的教育背景，了解古時宦官們的奇遇人生。 ... 小人物大作用 古時，各朝各代都少不了宦官這類人。他們一生都被困在令無數市井之人嚮往的深宮之中，他們的來處沒有人關心，死後去處也沒有人關心。因為不同於狀元登科及第，他們只是因為各種不得已才像誤會似的闖入這紅牆高瓦。 他們之中有的憑藉著自己攪弄風雲的能力，也著實讓當時的執政者費了一番心思。我們都知道宦官權勢膨脹，恃寵干政的現象在各朝各代或許都存在。 明朝開國君主，洪武皇帝吸取歷史教訓，為了避免類似的事情發生，專門立法規定宦官不得識字，對宦官的管制也極嚴，此時宦官中還沒有出現多少學識深厚博古通今的人。但是，洪武皇帝做的另一件事讓宦官今後有機會接受教育埋下契機。 ... 朱元璋建國後，為了鞏固皇權，裁撤中書省，廢除宰相制度。曾經三次立宰相又三次殺掉，終於廢除了宰相制度。此時鞏固皇權的目的已經達到，但此舉又造成另一個問題，就是宰相的工作全都落到皇帝一人身上。一日兩日還好，但長時間高強度工作，並不是每個皇帝都像朱元璋那樣勤奮。 事事親耕，難免分身乏術，這時皇帝身邊的宦官就在輔佐皇帝處理國事上起到了舉足輕重的作用。加上朱棣在奪取皇權的過程中，太監立了大功，從那時開始，朱棣便設東廠由宦官統領。 ... 明太祖朱元璋之後，皇帝為了減輕負擔逐漸讓身邊親近的宦官參與政治。例如，派遣高級宦官作為自己的代表到外國詔諭其國王，或者外出考察稅收。漸漸地，宦官這種輔政工作模式固定下來。 以此還不能說明皇帝身邊的太監有多高的才學，真正能說明這一點的在於"秉筆太監"這一職位。除了我們普通人熟知的，太監需要幫助皇帝傳聖旨，除此之外，還有一大權力，那就是預先批閱奏摺的權利。 皇帝每天要批閱的奏摺多達幾十本，這些奏章批閱起來十分費力，因為這些奏章並不都是像電視劇里放的那樣，朝廷京官為互相算計所呈，而是來自全國各地地方官上呈，匯報實際困難。 奏摺短短幾頁就需要把複雜的問題闡述清楚，其中還夾雜了許多專有名詞，地方用語。涉及的人名、地名更是紛繁複雜。加上文官上呈奏摺，用語委婉，經常引用儒家經典，這使得皇帝批閱奏摺的效率不高，一人批閱完全部奏摺尚且不容易，更別說還要分清問題的輕重緩急，矛盾主次，並且就這些問題給出切實可行的建議。這時皇帝就委派秉筆太監做一些前期工作，為皇帝減輕批閱奏摺的壓力。 ... 通常，群臣上呈的奏摺，由秉筆太監事先精讀，並做初步的概括總結，按照事情的輕重緩急，做好分類，然後向皇帝做口頭匯報。經過秉筆太監的疏通整理，大大降低了皇帝的工作難度和工作強度。要想出色完成奏摺整理任務並不是一件簡單的事情，通常需要五六位秉筆太監徹夜輪流值班才能對各種細枝末節做出準確判斷。 這其中還包含著臣子和臣子之間的利益衝突，皇帝和大臣之間的矛盾，怎麼既能讓皇帝滿意又能讓朝中百官心甘情願的執行命令，這裡面有太多絲絲縷縷的牽扯。這一職位，肚裡沒有幾斤墨水，根本無法勝任。 教育就要從小抓起 正因為任務重，難度大，所以能坐上這個職位的人絕非等閒之輩。僅憑阿諛奉承，耍小聰明就獲得專寵，擢升為御前司禮太監的人是絕無僅有的。 秉筆太監都受過良好的教育，並且是從孩童時期就開始接受一系列正規教育。最重要的是，並不是隨隨便便一個孩子都能被送入宮，獲得培養。 ... 他們全都是在幾歲時被發現天資聰穎，不同於尋常孩子，而後被選入宮送入「內書堂」，也就是專門為宦官設置的學校。是的，沒錯，是專門為宦官設立的學校。最厲害的地方在於，教授這些小太監的老師都是翰林院翰林。 以這樣的師資力量和教學環境，那教出來的學生絕不會比現今清華北大的孩子差。這些小太監從學校畢業以後，就正式進入皇宮，然後逐步升遷。 內書堂中優秀的畢業生，其文筆華美流暢程度以及填詞作賦的能力堪比內閣大學士，如此優秀的人，才有機會升遷至東廠廠公，進而升到御前司禮監太監的位置。 宦官想干政也要有實力 歷史上，有很多著名的太監，他們因干政導致朝政腐敗留下千古罵名。各種影視劇里描述渲染的，宦官之所以有機會插手政事，導致貪污腐敗，大多是因為當朝皇帝昏庸無道，加上宦官的花言巧語。 實際上能夠做到御前並且有機會幹政的太監大多是不可多得的人才，無論是文化知識學習，還是為人處世的圓滑都高人一等。畢竟伴君如伴虎，雖然他們的仕途升遷全憑皇帝一個人的意志，只對皇帝一人負責，但是想長遠，只靠嘴上功夫愉悅龍顏，是遠遠不夠的。 ... 結語 如果說，皇宮中最孤獨的人是皇帝，那麼太監可以算是皇帝為數不多的安慰。從誕生到死去這漫長的一生，母親可能不在身邊，寵妃可能不在身邊，唯有這太監從襁褓到墳塚，必定有這麼個人在身邊。他們站在世界最高的地方，給他們墊腳的是自身的能力，有能力的人當然必須擁有姓名。 參考資料： 《萬曆十五年》、《明史》卷304《宦官傳·序》
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